Успешную деятельность Некоммерческого фонда «Пушкинская библиотека» обеспечивают ее подразделения. Следуя общей стратегии и концепции «Пушкинской библиотеки», сведения об основных отделах Фонда представлены в следующей последовательности.

Отдел по работе с библиотеками находится в партнерских отношениях с Региональными библиотечными центрами (РБЦ), поддерживает основные направления их деятельности. 92 существующих на сегодняшний день РБЦ, действующих в рамках Фонда, являются связующим звеном между Фондом и библиотеками и находятся в постоянном контакте с местной администрацией. В случае невозможности работы через РБЦ Отдел осуществляет прямые контакты с библиотеками.

В функции библиотечного отдела входит:

• Поддержка и налаживание партнерских отношений с РБЦ, определение их организационной и информационной деятельности, оказание методической помощи
• Распространение каталогов «Пушкинской библиотеки» (универсальных, научных, тематических) и электронной информации
• Сбор заказов от библиотек в печатной и электронной форме
• Сбор и обработка всей входящей документации, поступающей от библиотек. Своевременное предоставление информации о всех проектах в рамках Фонда «Пушкинская библиотека»
• Оперативное получение отчетной документации
• Отслеживание ситуации с региональными библиотеками, внесение своевременных корректив в условия сотрудничества
• Предоставление благотворительной помощи библиотекам, находящимся в бедственном положении

В свою очередь, РБЦ проводят PR-компании, выставки, книжные ярмарки и фестивали, на которых отражена деятельность «Пушкинской библиотеки».

Отдел по работе с издательствами, налаживая и укрепляя связи с издательствами и книготорговыми организациями, обеспечивает поступление книжной продукции (на бумажных носителях, аудиокассетах, CD) на постоянный конкурс в «Пушкинскую библиотеку». Составляющими частями отдела являются:

Конкурсная группа, основные задачи которой следующие:

• Укрепление сотрудничества с издательствами, имеющими длительные и устойчивые связи с «Пушкинской библиотекой»
• Привлечение к сотрудничеству новых издательств, в первую очередь выпускающих научную или малотиражную литературу, ориентрированную на специального читателя
• Отслеживание книжного репертуара издающих организаций, посещение книжных выставок, ярмарок, фестивалей и пр.
• Проведение экспертных советов
• Своевременное информирование издательских организаций об условиях конкурса, изменениях в нем, сроках и пр.

Библиографическая группа состоит из профессиональных библиографов и редакторов. Библиографы вводят библиографическое описание книжной продукции в электронную базу данных в соответствии с правилами библиографического описания документа. Аннотации, сопровождающие библиографическое описание, максимально точно отражают содержание книги, уровень полиграфического исполнения, сведения об авторах. Редакторы обеспечивают подготовку текстов для публикации в каталогах «Пушкинской библиотеки» в соответствии с имеющимися рубриками. Библиографическая информация конвертируется в формат RUSMARC, размещается в электронных каталогах «Пушкинская библиотека» и в этом формате становится доступной для библиотек регионов.

Отдел закупок обеспечивает подписание договоров с издательствами, закупку у них тиражей и своевременное поступление их на склад.

Отдел книгораспространения формирует задания дистрибьютерам на отправку на основании информации о заказах, оплатах и поступающей на склады книжной продукции. Отдел также осуществляет работу с рекламациями.

Отдел информационных технологий осуществляет информационно-техническую поддержку всех процессов организации, среди них: работа с книжным заказом, разработка и ведение системы ввода и анализа поступающей информации, книг, накладных, платежных счетов и пр.